1日のタスクを紙に書くだけ。時間を記録したら、ギバーとして働く余裕が生まれた話

「今日もなんとなく1日が終わってしまった」

そう感じながら、夜パソコンを閉じることって、ありませんか？

やることはたくさんあったはずなのに、気づいたら夕方。あれもこれも中途半端なまま、「まあ明日やればいいか」と先送りして、また同じ1日が繰り返されていく。

フリーランスになって自由な時間を手に入れたはずなのに、なぜかいつも追われているような感覚がある。会社員のころよりも忙しいのに、達成感が薄い。そんな風に感じている方、わたしだけじゃないと思うんです。

わたし自身、ずっとそういう状態でした。NotionもTodoistも試したし、Googleカレンダーと連携してみたり、タスク管理アプリをいろいろ変えてみたり。でも、どれもしっくりこなかった。

そんなわたしが今やっているのは、拍子抜けするくらいシンプルな方法です。ルーズリーフに今日のタスクを手書きして、timemoでかかった時間を記録する。それだけ。

でも、これをやり始めてから、仕事への向き合い方がじわじわと変わってきました。時間が「見える」ようになったら、心に余裕が生まれて、クライアントへの接し方まで変わったんです。今日は、その話を正直に書いてみようと思います。

タスク管理ツール、使いこなせていますか？

アプリは便利なのに、なぜかスッキリしない

タスク管理アプリは、本当によくできています。リマインダーが鳴ってくれる、繰り返しタスクが自動で入る、チェックを入れると気持ちいい。機能としては文句のつけようがない。

でも、わたしにはどこか「合わない」感じがずっとありました。

アプリを開くたびに、タスクが並んでいる。増えている。「これ、いつやるんだっけ」「これ、まだ終わってなかったの」とリストを眺めているだけで、なんとなく気が重くなってくる。

タスクを管理しているつもりが、タスクに管理されている感覚、というか。便利なツールを使っているのに、頭の中がスッキリしないんですよね。

紙に書いてみたら、頭の中が整理された

あるとき、試しに今日やることをルーズリーフに手書きしてみました。理由は特になくて、なんとなく「紙に書いてみようかな」という気分だっただけです。

書いてみて、まず気づいたのは「今日やることって、意外と多くない」ということでした。

アプリのリストに積み上がっていたタスクは、「今日やること」じゃなくて「いつかやること」が混在していたんです。紙に書くと、物理的なスペースに限りがある分、自然と「今日の分だけ」を書くようになる。それだけで、頭の中の霧がすっと晴れた感じがしました。

紙に書く行為そのものにも、意味があると思っています。キーボードで打ち込むより、手を動かして書くほうが、タスクの内容が頭に入ってくる。「今日はこれをやるんだ」という意識が、ちゃんと自分の中に定着する感じ。

デジタルが悪いわけじゃなくて、わたしには「紙で考えて、デジタルで管理する」という組み合わせのほうが合っていたんです。

わたしがたどり着いたのは「ルーズリーフ×timemo」という組み合わせ

ルーズリーフを選ぶ理由

手書きのタスク管理をしようとしたとき、最初は手帳を使おうとしました。でも、手帳だと日付ページが固定されていて、「今日は多めに書きたい」「今日はほとんど書くことない」という日の差に対応しにくい。

ルーズリーフにしてから、その悩みがなくなりました。

1枚使い切ったらおしまい。次の1枚は真っ白。それだけのことなんですが、これがすごく気持ちいいんです。昨日の残りタスクを引き継いだり、前の日のページを見て「あれ、まだやってなかった」と焦ったりすることがない。毎朝、新しい1枚から始められる。

紙1枚に収まる量しかやらない、というのが自然と決まるので、「今日どこまでやるか」の線引きもしやすくなりました。

timemoで「何分かかったか」を記録する

紙にタスクを書くようになって、次に始めたのがtimemoというアプリでの時間記録です。

timemoは、シンプルなタイムトラッキングアプリです。タスクを始めるときにスタートを押して、終わったら止める。それだけで「このタスクに何分かかったか」が記録されていきます。

最初は「そんな細かいこと記録して意味あるの？」と思っていました。でも、やってみたら全然違った。

たとえば、「ブログ記事の構成を考える」というタスク。わたしは30分くらいで終わるつもりでいました。でも記録してみたら、毎回1時間以上かかっていた。「え、こんなに時間使ってたの？」と、正直びっくりしました。

時間を記録するようになって初めて、自分の「時間の感覚」がいかにあてにならないかに気づいたんです。

現時点ではAndroid版しかなさそうです。Androidの方は、ぜひGoogle Play Storeからダウンロードしてみてください。

使っているペンはこれ（blen 3C 0.7）

細かい話なんですが、ペンって大事だなと思っています。

わたしが今使っているのは、ゼブラのblen 3C 0.7です。3色ボールペンで、黒・赤・青が1本に入っている。これが思った以上に使い勝手がいい。

タスクを書くときは黒、優先度が高いものには赤でマーク、時間を記録した結果を青で書き込む、という感じで使い分けています。3色あるとタスクに「意味の層」を作れるんですよね。

書き心地もなめらかで、ストレスなく書けるのもポイント。毎日使うものだから、ここをケチると地味にテンションが下がるので、気に入ったものを使うのがおすすめです。

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時間を記録してわかったこと

「思ったより時間がかかっていること」が見えた

timemoで記録を続けていくと、だんだん自分のパターンが見えてきます。

わたしの場合、午前中の作業効率がいい。逆に昼食後の14時〜15時あたりは、同じタスクでも時間がかかる。「なんか今日は仕事がはかどらないな」と思っていた日は、だいたいこの時間帯に集中作業を詰め込んでいたことがわかってきました。

それだけじゃなくて、タスクごとの「所要時間の傾向」も見えてくる。たとえばクライアントへのメール返信は思ったより時間がかかっていて、逆にコーディング作業は集中できている日は想定より早く終わっている、とか。

記録する前は、ただなんとなく「今日は忙しかった」「今日はよくできた」という感覚しかなかったのが、ちゃんとデータとして見えるようになる。この「見える化」が、想像以上に気持ちよかった。

見積もりが上手くなって、仕事に余裕が生まれた

時間を記録し続けていくと、自然と見積もり精度が上がってきます。

「このタスクは大体45分くらいかかる」「これは集中できれば1時間で終わる」という感覚が、だんだん現実に近づいていく。そうなると、1日のスケジュールの組み方が変わります。

以前は、なんとなく詰め込みすぎて、後半になるにつれてどんどん押していた。でも今は、自分の時間の使い方が把握できているから、「今日はこれとこれで4時間くらいかかるな、残りの時間でこれをやろう」という計算が、ある程度できるようになってきた。

結果として、1日の終わりに「計画通りに終わった」という日が増えてきた。この達成感って、地味だけどじわじわ効くんです。仕事への自信が少しずつ積み上がっていく感じがする。

そして、もう一つ大事なことに気づきました。時間の余裕が生まれると、気持ちにも余裕が生まれるんです。

余裕が生まれたら、ギバーとして動けるようになった

『あたえる人があたえられる』で学んだこと

時間管理をちゃんとやるようになった時期と、ちょうど同じ頃に読んだ本があります。

ボブ・バーグとジョン・デイビッド・マン著の『あたえる人があたえられる』です。以前このブログでも紹介したことがある本なんですが（→こちらの記事）、タスク管理の話をするときにどうしても一緒に語りたくなってしまう。

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この本が教えてくれるのは、「ギバー（与える人）として生きることが、長期的に見て自分にとっても豊かな結果をもたらす」ということです。相手が期待している以上のものを、見返りを求めずに先に差し出す。そういう姿勢が、信頼を積み上げて、仕事につながっていく。

読んだときは「そうだよなあ、そうありたいよなあ」と思いました。でも正直なところ、最初は実践できていなかった。

なぜかというと、余裕がなかったからです。

毎日タスクに追われて、時間の見通しも立たなくて、クライアントへの返信も「早く終わらせなきゃ」という気持ちでこなしていた。そういう状態のとき、「相手が何を求めているか」を深く考える余地なんて、正直なかった。

相手が求めている以上を届けたいと思えるようになった理由

時間管理が整ってきてから、仕事への向き合い方が変わりました。

タスクにかかる時間が読めるようになると、「この作業が終わったら、あと30分ある」みたいな余白が見えてくる。その余白で、以前だったら絶対にやらなかったことをやるようになりました。

クライアントへの納品物に、「こうしたほうがもっとよくなりそう」と思ったことを、聞かれてもいないのにメモとして添えてみたり。メールの返信に、相手が次に疑問に思いそうなことへの答えをあらかじめ書いておいたり。

「求められている以上のものを渡す」って、時間と心に余裕がないとできないんですよね。追われているときは、最低限のアウトプットを出すだけで精いっぱいになってしまう。

でも余裕があると、「この人が本当に喜ぶのはどういう形かな」って、自然と考えられるようになる。それをやると、クライアントからの反応も変わってくる。「いつもちゃんと考えてくれてるね」「次の仕事もお願いしたい」という言葉が、少しずつ増えてきました。

ギバーとして働くって、精神論じゃなくて、仕組みの話でもあるんだなと思います。余裕を作る仕組みがあってはじめて、与える行動が自然とできるようになる。紙のタスク管理とtimemoは、わたしにとってその「仕組み」になってくれました。

まとめ

今日お話ししたことを、ざっくりまとめるとこうなります。

タスクをルーズリーフに手書きすると、頭の中が整理されて「今日やること」がはっきりする。timemoで時間を記録すると、自分の時間の使い方が見えてきて、見積もり精度が上がる。余裕が生まれると、クライアントへの向き合い方が変わって、ギバーとして働けるようになってくる。

どれも、すごく地味なことです。ルーズリーフ1枚と、無料アプリと、お気に入りのボールペン。それだけで始められる。

もし今、「1日が終わったときの達成感がない」「仕事に追われている感じがする」というなら、まず明日の朝、紙に今日やることを書いてみてください。それだけで、少し変わるかもしれません。

そして、時間が記録できるようになってきたら、ぜひ『あたえる人があたえられる』を手に取ってみてください。タスク管理で生まれた余裕を、どう使うか。その答えをくれる一冊だと思っています。